Privatlivspolitik

Storebook ApS, Grønnegade 1, 1., 1107 København K, CVR 46721519, er dataansvarlig for de personoplysninger, der er beskrevet under „Vores to roller“ nedenfor.

Spørgsmål til denne politik eller til vores behandling af personoplysninger kan rettes til philip@storebook.dk.

Storebook har ikke udpeget en databeskyttelsesrådgiver (DPO). Vores behandling opfylder ikke betingelserne i databeskyttelsesforordningens art. 37 for, hvornår det er obligatorisk. Henvendelser om databeskyttelse kan rettes til philip@storebook.dk.

Storebook er dataansvarlig for de oplysninger, vi behandler for at levere og drive portalen: kontaktoplysninger på jeres brugere, login- og sikkerhedsoplysninger samt logdata om brugen af platformen.

Storebook er databehandler for de personoplysninger, der indgår i jeres regnskabs- og bogføringsmateriale. Her behandler vi udelukkende oplysningerne efter jeres dokumenterede instruks. Vilkårene for denne behandling fremgår af den databehandleraftale, der indgår i jeres aftale med os.

Ved uoverensstemmelse mellem denne politik og databehandleraftalen gælder databehandleraftalen for den behandling, vi udfører som databehandler.

Brugeroplysninger: navn, e-mailadresse, telefonnummer og rolle for de brugere, jeres virksomhed opretter i portalen.

Login- og sikkerhedsoplysninger: godkendelsesdata håndteret via en dedikeret identitetstjeneste, herunder totrinsbekræftelse. Vi opbevarer ikke adgangskoder i klartekst.

Brugs- og logdata: tidspunkter for login, handlinger udført i portalen, IP-adresse og tekniske oplysninger om browser og enhed, som anvendes til drift, fejlsøgning og sikkerhed.

Regnskabs- og bogføringsdata: bilag, fakturaer, banktransaktioner og posteringer, som I uploader, eller som hentes fra de integrationer, I selv forbinder i portalen. Det omfatter i dag regnskabssystemet e-conomic, handelsplatformen Shopify, betalingsplatformene Adyen og Airwallex samt den Gmail- eller Outlook-postkasse, I giver adgang til, hvorfra vedhæftede filer hentes og behandles som bilag. Den til enhver tid gældende liste over integrationer fremgår af portalen. Materialet kan indeholde personoplysninger om jeres medarbejdere, kunder og samarbejdspartnere.

Handelsdata fra Shopify, hvis integrationen er valgt: ordre-, betalings-, refunderings-, produkt-, lager- og leveringsdata. Vi indlæser ikke kunders navn, e-mail, telefonnummer, adresse, IP-adresse, noter eller sporingsnummer. Hvor gentagelsesmålinger kræver en identifikator, anvendes en kundespecifik pseudonym reference.

Levering af portalen og opfyldelse af aftalen med jeres virksomhed, herunder oprettelse af brugere og adgangsstyring. Retsgrundlag: databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b, samt art. 6, stk. 1, litra f, for så vidt angår oplysninger om medarbejdere hos en virksomhedskunde.

Behandling af regnskabsmateriale på jeres vegne. Retsgrundlag: art. 6, stk. 1, litra b og f, idet Storebook her optræder som databehandler efter jeres instruks.

Overholdelse af retlige forpligtelser, herunder bogføringslovens krav til opbevaring af regnskabsmateriale. Retsgrundlag: art. 6, stk. 1, litra c.

Drift, fejlsøgning, sikkerhed og forebyggelse af misbrug, herunder logning. Retsgrundlag: art. 6, stk. 1, litra f. Vores legitime interesse er at holde platformen stabil og sikker, og vi har vurderet, at denne interesse ikke tilsidesættes af de registreredes rettigheder.

Det er en forudsætning for at oprette en bruger, at vi modtager navn og e-mailadresse. Uden disse oplysninger kan adgang til portalen ikke gives.

Platformen anvender automatiserede modeller til at foreslå kontering af bilag og banktransaktioner og til at udtrække oplysninger fra bilag.

Forslagene er alene forberedende. Ingen postering gennemføres automatisk: et forslag skal godkendes af en medarbejder, før det får virkning. Der træffes derfor ikke afgørelser alene baseret på automatisk behandling som omhandlet i databeskyttelsesforordningens art. 22.

Ansvaret for det bogføringsmæssigt korrekte resultat ligger fortsat hos jeres virksomhed og den ansvarlige bogholder eller revisor.

Brugeroplysninger modtager vi fra jeres virksomhed, når en bruger oprettes eller inviteres.

Regnskabs- og handelsdata modtager vi fra jer eller fra de systemer, I selv forbinder i portalen — i dag e-conomic, Shopify, Adyen og Airwallex — og fra den Gmail- eller Outlook-postkasse, I giver adgang til, hvorfra vi henter vedhæftede filer som bilag. Listen er ikke udtømmende for al fremtid: den til enhver tid gældende liste over integrationer fremgår af portalen. Konto- og banktransaktionsoplysninger modtager vi fra jeres bank via en kontooplysningstjeneste, når I har givet banken autorisation hertil.

Personoplysninger om tredjeparter — for eksempel en leverandørs kontaktperson på en faktura — stammer således fra jeres eget materiale og ikke fra den pågældende person selv.

Vi anvender følgende kategorier af databehandlere til at levere platformen: cloud-infrastruktur, lagring, autentifikation og afvikling af AI-modeller, frontend-hosting, dokumentgenkendelse, udsendelse af transaktionsmails, indhentning af konto- og banktransaktionsoplysninger via en kontooplysningstjeneste, når I har forbundet en bank, adgang til den e-mailpostkasse, I forbinder, og hentning af vedhæftede bilag, samt levering af notifikationer til det Slack-arbejdsområde, I forbinder.

Jeres egne forbundne forretningssystemer er ikke databehandlere for Storebook. Det gælder den regnskabsintegration, jeres virksomhed har valgt — i dag e-conomic — samt handelsplatforme som Shopify og betalingsplatforme som Adyen og Airwallex. Systemet er jeres eget under jeres egen aftale med udbyderen, og vi tilgår det som jeres agent efter jeres instruks. Se databehandleraftalens bilag C.

Databehandlere anvendes kun på grundlag af en skriftlig aftale, der pålægger dem databeskyttelsesforpligtelser svarende til vores egne.

En opdateret oversigt over underleverandører findes i databehandleraftalens bilag C. Væsentlige ændringer i kredsen af underleverandører varsles i overensstemmelse med databehandleraftalen.

Vi sælger ikke personoplysninger og videregiver dem ikke til markedsføringsformål.

Vores primære infrastruktur er placeret i EU. Behandling og lagring af jeres data sker inden for EU/EØS hos anerkendte cloududbydere. Den planlagte recovery-konfiguration vil efter aktivering og verifikation opbevare krypterede, roterende sikkerhedskopier af beskyttede produktionsdata i en anden EU-region. Afvikling af AI-modeller sker inden for EU, fordelt på flere EU-regioner og ikke i én bestemt region.

Frontend-hosting, udsendelse af transaktionsmails og maskinel aflæsning af bilag kan indebære overførsel af oplysninger til lande uden for EU/EØS. Overførslerne sker på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC), suppleret med EU-US Data Privacy Framework, hvor modtageren er certificeret. De pågældende databehandlere er navngivet i databehandleraftalens bilag C, og en kopi af de relevante garantier kan rekvireres hos philip@storebook.dk.

For kontooplysningstjenesten, e-mailintegrationen og Slack-integrationen overføres der ikke oplysninger til tredjeland uden et gyldigt overførselsgrundlag. De pågældende databehandlere er navngivet i databehandleraftalens bilag C, og det konkrete grundlag oplyses på anmodning. E-mailintegrationen tilgås via tjenestens EU-endepunkt.

Regnskabsmateriale opbevares i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, jf. bogføringsloven.

Brugeroplysninger opbevares, så længe aftalen med jeres virksomhed er aktiv. Ved ophør slettes eller anonymiseres oplysningerne, medmindre fortsat opbevaring er påkrævet ved lov.

Log- og sikkerhedsdata opbevares i tre måneder i produktion.

Ved afinstallation af Shopify-appen ophører synkronisering straks, og adgangsoplysninger slettes. Konfiguration og driftsdata slettes ved Shopifys sletteanmodning. Kun materiale, vi er retligt forpligtet til at opbevare, bevares i den krævede periode.

Vi har truffet passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte personoplysninger mod hændeligt eller ulovligt tab, ændring, uautoriseret adgang og videregivelse.

Foranstaltningerne er beskrevet nærmere på siden Sikkerhed.

Konstateres et brud på persondatasikkerheden, som vedrører de oplysninger, vi selv er dataansvarlige for, underretter vi Datatilsynet inden for 72 timer, hvor forordningen kræver det, og de berørte uden unødig forsinkelse, når bruddet indebærer en høj risiko.

Optræder vi som databehandler for jer, underretter vi jer uden unødig forsinkelse, efter at vi er blevet bekendt med bruddet. I den situation anmelder vi ikke bruddet til Datatilsynet og underretter ikke de registrerede på jeres vegne; det påhviler jer som dataansvarlig, medmindre andet aftales særskilt. Se databehandleraftalens afsnit om brud på persondatasikkerheden.

Registrerede har efter databeskyttelsesforordningen ret til indsigt i egne oplysninger, ret til berigtigelse af urigtige oplysninger, ret til sletning, ret til begrænsning af behandlingen, ret til dataportabilitet og ret til at gøre indsigelse mod behandling, der sker på grundlag af en legitim interesse.

Rettighederne er ikke absolutte. Vi kan være forpligtet til fortsat at opbevare oplysninger, hvor lovgivningen kræver det — typisk regnskabsmateriale efter bogføringsloven.

Henvendelser om rettigheder rettes til philip@storebook.dk. Vi besvarer uden unødig forsinkelse og senest en måned efter modtagelsen.

Vedrører henvendelsen oplysninger, vi behandler som databehandler for en kunde, henviser vi til den pågældende virksomhed, som er dataansvarlig for materialet.

Er I utilfredse med vores behandling af personoplysninger, hører vi gerne fra jer først på philip@storebook.dk, så vi kan forsøge at løse forholdet.

I har til enhver tid ret til at indgive en klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, telefon 33 19 32 00, dt@datatilsynet.dk, www.datatilsynet.dk.

Vi opdaterer denne politik, når platformen, lovgivningen eller kredsen af underleverandører ændrer sig. Datoen øverst på siden angiver seneste opdatering.

Ved væsentlige ændringer orienterer vi jer via portalen eller pr. e-mail, inden ændringerne træder i kraft.